வீட்டுப் பத்திரம் அல்லது சொத்து ஆவணங்களை தொலைத்துவிடுவது என்பது பெரும் கவலையைத் தரக்கூடிய விஷயம். ஆனால், தமிழக அரசின் வழிகாட்டுதல்களின்படி, சில முறையான நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்வதன் மூலம் அதன் நகலைப் பெற முடியும். முதலில், ஆவணம் தொலைந்தது குறித்து உங்கள் பகுதிக்கு உட்பட்ட காவல் நிலையத்தில் புகார் அளிக்க வேண்டும். காவல் துறையினர் தேடிப் பார்த்தும் கிடைக்காத பட்சத்தில், ‘கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை’ என்ற சான்றிதழை வழங்குவார்கள்.
இதனைத் தொடர்ந்து, ஆவணம் தொலைந்தது குறித்து ஒரு தமிழ் மற்றும் ஆங்கில நாளிதழில் விளம்பரம் செய்ய வேண்டியது அவசியம். விளம்பரம் செய்த பிறகு, குறிப்பிட்ட காலம் வரை காத்திருந்துவிட்டு, சம்பந்தப்பட்ட சார்பதிவாளர் அலுவலகத்தில் விண்ணப்பிக்க வேண்டும். விண்ணப்பத்துடன் காவல் துறையின் சான்றிதழ், நாளிதழ் விளம்பர நகல் மற்றும் ஒரு உறுதிமொழிப் பத்திரம் ஆகியவற்றை இணைக்க வேண்டும்.
இந்நிலையில் உரிய கட்டணத்தைச் செலுத்திய பிறகு, அதிகாரிகள் உங்கள் விண்ணப்பத்தைச் சரிபார்த்து, அசல் ஆவணத்திற்கு இணையான ‘சான்றளிக்கப்பட்ட நகலை’ வழங்குவார்கள். இந்த நகல் அசல் பத்திரத்திற்கு நிகரான சட்டப்பூர்வ அங்கீகாரம் கொண்டது என்பதால், இதனைப் பயன்படுத்தி சொத்து பரிமாற்றங்களைச் செய்ய முடியும்.